6.5 Logistique de la campagne

L’importance de la logistique au cours d’une campagne est souvent sous-estimée. Une bonne coordination entre les équipes médicales et logistiques pour la planification, l’organisation, la mise en œuvre et le suivi des activités est indispensable en ce qui concerne :

• l’emplacement, l’organisation et la gestion du stock central ;
• la chaîne de froid ;
• l’identification et l’installation des sites de vaccination ;
• l’approvisionnement ;
• les moyens de transport ;
• les moyens de communication ;
• la collecte et élimination des déchets.

6.5.1 Stock central

Emplacement

La meilleure option est de regrouper au même endroit la chaîne de froid, le stock médical, le stock logistique, les véhicules et le carburant. Toutes les équipes sont approvisionnées à partir de ce point central.
S’il n’est pas possible de trouver un local de surface suffisante, veiller à trouver des locaux à proximité les uns des autres pour faciliter l’organisation et la supervision.
Choisir de préférence une grande ville et un lieu accessible en permanence disposant d’électricité 24h/24 pour produire du froid en continu (réfrigération et congélation).

Agencement

Le stock central est organisé en 5 secteurs de surfaces variables :

• chaîne de froid active (congélateurs, réfrigérateurs, chambre froide) : 0,3 m³/1 000 doses ;
• chaîne du froid passive : 2,85 m²/équipe de vaccination ;
• équipement et matériel médical renouvelable : surface en fonction des besoins estimés ;
• équipement et matériel logistique : surface en fonction des besoins estimés ;
• aire de préparation des modules de vaccination (2,5 m²/équipe).

Gestion

La gestion des stocks est confiée à un responsable formé, aidé d’un ou plusieurs assistants.
Les tâches de chacun sont clairement définies. Un des assistants doit pouvoir remplacer le responsable en cas d’absence.

 

Les modalités de gestion et le calendrier des activités (commandes, distribution, contrôle du stock) sont établis à l’avance afin de bien répartir la charge de travail.

Outils de gestion

Fiche de stock

La fiche de stock (Annexe 32) est indispensable pour le suivi du stock et la traçabilité des produits. Elle est établie pour chaque article (vaccins, solvants, médicaments, matériel, kits) et mise à jour à chaque entrée/sortie d’articles.

 

Doivent figurer sur la fiche :

• nom du produit en Dénomination Commune Internationale (DCI), présentation, dosage, numéro de lot, date de péremption. Les quantités de vaccins sont toujours mentionnées en nombre de doses et non en nombre de flacons ;
• mouvements de stock (entrées et origine, sorties et destination) et dates. Noter un seul mouvement par ligne, même si plusieurs mouvements ont lieu dans une même journée ;
• commandes effectuées et dates. Lorsqu’une commande est passée, la date, le nom du fournisseur et la quantité commandée sont notés mais la colonne « stock » reste inchangée. Lorsque la commande arrive, la quantité reçue est notée dans la colonne « entrées » et la colonne « stock » est actualisée ;
• inventaires et dates. Si les fiches sont bien tenues, la colonne « stock » correspond à l’inventaire. Toute différence doit faire l’objet d’une investigation.

 

D’autres informations peuvent également figurer sur la fiche :

• stock de sécurité/stock maximum ;
• autres lieux de stockage du produit ;
• prix unitaire.

 

Afin d’éviter les ruptures de stock, un seuil d’alerte est défini pour chaque item « sensible » et est noté sur la fiche de stock. Il est calculé en fonction de la consommation, du délai d’approvisionnement et d’une réserve.
Par exemple, si le délai entre la commande et l’arrivée des produits est d’un mois, le seuil d’alerte est égal à la consommation d’un mois + un mois de réserve = 2 mois.

Tableau de suivi

En plus des fiches de stock, un tableau de suivi des items sensibles (vaccins, seringues autobloquantes, aiguilles et seringues de dilution, conteneurs de collecte des aiguilles et seringues) doit être affiché et mis à jour quotidiennement.

Formulaires de livraison

Les formulaires de livraison (Annexe 33) sont pré-imprimés pour faciliter le travail et éviter les erreurs de transcription. Des exemplaires signés de ces documents sont conservés par le gestionnaire du stock et le responsable sur chaque site.

6.5.2 Chaîne de froid

Niveau central

S’équiper d’un groupe électrogène pour faire face aux pannes de courant (ou un groupe de secours si l’électricité est produite par un groupe).

 

Un technicien (aidé si nécessaire par un assistant) est responsable :

• de l’installation et la mise en marche des réfrigérateurs et congélateurs au minimum 24 à 48 heures avant la réception des vaccins ;
• du bon fonctionnement, de l’entretien et des réparations des appareils ;
• du contrôle des températures ;
• de la préparation des glacières et porte-vaccins pour le transport sur les sites (nettoyage, chargement des accumulateurs, placement du thermomètre dans les glacières) ;
• de la congélation des accumulateurs de froid.

 

Remarque : plusieurs jours avant le début de la campagne, les accumulateurs de froid sont congelés pour assurer un stock suffisant tout au long de la campagne. Congeler la moitié des accumulateurs le matin et l’autre moitié le soir pour congeler les accumulateurs plus rapidement.

 

Un pharmacien (ou un personnel médical) est responsable de :

• la gestion des stocks de vaccins/solvants ;
• la préparation quotidienne des vaccins et solvants à expédier sur les sites de vaccination ;
• le contrôle des vaccins et solvants non utilisés sur les sites, à réintégrer dans le stock.

 

Remarques :

• Un seul numéro de lot pour les vaccins et un seul numéro de lot pour les solvants expédiés sur un site de vaccination. Ne pas mélanger des produits issus de lots différents.
• Pendant la campagne, les solvants sont mis au froid (réfrigérateur ou glacière) 12 heures minimum avant leur utilisation.

Sites de vaccination

Sur les sites, les vaccins sont stockés dans une glacière et/ou un porte-vaccins.

 

Les accumulateurs de froid sont renouvelés :

• une fois par jour pour les porte-vaccins ;
• tous les deux jours (ou plus selon la température extérieure) pour les glacières.

 

Remarque : la conservation des accumulateurs partiellement décongelés dans une boîte isotherme permet de raccourcir leur temps de congélation.

 

Pour la conservation des vaccins sur le site, voir Annexe 34.

6.5.3 Sites de vaccination

Répartition et nombre

Le nombre de sites est calculé en fonction de la taille de la population cible.

 

Leur répartition dépend de la densité de la population, de l’étendue du territoire, de l’accessibilité mais ils doivent couvrir tous les quartiers/villages. En zone densément peuplée, un site peut couvrir jusqu'à 15 000 habitants

 

Attention : plus le nombre de sites est important, plus la gestion (transport, approvisionnement, chaîne de froid, etc.) est lourde. Il est possible d’installer 2 équipes sur certains sites mais au-delà de 2 équipes, la foule est trop difficile à contrôler. Il est préférable d’ouvrir un autre site.

Critères de sélection

Un site de vaccination peut être, selon le contexte (zone rurale, urbaine, camp de réfugiés), une salle communautaire, une école, un lieu de culte, une tente ou un site ombragé en plein air. Les structures de soins sont à éviter pour ne pas perturber les activités habituelles.

 

• Le site doit être facilement accessible (grands axes de passage).
• La surface doit être suffisante pour permettre une circulation fluide des personnes à vacciner et une installation pratique et confortable des équipes. Un site trop grand est difficile à organiser (flux de personnes confus, service d’ordre, etc.).
• Le lieu d’attente doit être ombragé et suffisamment vaste pour organiser une file d’environ 50 mètres.
• L’utilisation d’un bâtiment avec une entrée et une sortie distinctes est indispensable pour éviter les bousculades.
• Les sites clos (murs, barrières) sont à privilégier car il est plus facile de canaliser la population en cas d’affluence.

Organisation du site

Préparer le site et tout l’équipement nécessaire la veille du début campagne. L’organisation de la sécurité et la fluidité circuit sont essentiels, surtout au cours des 2 premiers jours où l’affluence est la plus importante. Ne débuter la vaccination que lorsque tout est prêt.

Installation

• Les sites à ciel ouvert sont à réserver aux zones rurales.
• Si le site n’est pas un lieu clos, le délimiter par une corde ou un filet de balisage.
• Organiser les files d’attente au moyen d’une corde ou de ruban de balisage. Prévoir une file d’environ 50 mètres, suffisamment étroite pour permettre le passage d’une personne à la fois. Une ligne à angles brisés est préférable à une ligne droite, de façon à limiter la pression de la foule.
• Prévoir de l’eau de boisson pour la zone d’attente, certaines personnes peuvent venir de loin.
• Si le site est vaste, délimiter tout le circuit intérieur avec des cordes, de l’entrée à la sortie et positionner des gardiens pour assurer une circulation fluide des personnes.
• Les cartes de vaccination sont remplies à l’entrée du site.
• La zone où les préparateurs travaillent doit être un peu à l’écart du flux des personnes, à côté du vaccinateur.
• Les feuilles de pointage sont complétées juste après la vaccination.
• L’équipement et le matériel doivent être hors de portée de la population mais facilement accessible aux préparateurs.
• La zone de stockage des déchets doit être à l’écart et protégée.

 

Figure 6.1 : Schéma d’un site de vaccination avec 2 équipes

 

 

Voir aussi l’annexe 36 pour une synthèse de l’organisation d’un site de vaccination.

6.5.4 Approvisionnement

L’approvisionnement sous forme de modules facilite la préparation et la distribution. Les modules sont préparés à l’avance au niveau du stock central. Prévoir 2 types de modules :

• Equipement pour une équipe de vaccination (Annexe 37) ;
• Equipement pour une équipe de supervision (Annexe 38).

 

Les modules sont composés de :

• Matériel médical renouvelable et vaccins pour une journée. Ce module est préparé à l’avance au stock central et donné chaque jour à chaque équipe. Le stock restant est contrôlé chaque soir. S’il est égal ou supérieur aux quantités d’un module, le réapprovisionnement n’est pas nécessaire.
• Equipement (médical/non médical) remis à chaque équipe le premier jour de la campagne et restituée à la fin de la campagne. Vérifier que carton est identifié avec le numéro de l’équipe à qui il appartient.

 

Le matériel donné à chaque équipe est noté chaque jour, ce qui permet en fin de campagne de comptabiliser le matériel utilisé et calculer les indicateurs lors de l’évaluation (Annexe 39).

6.5.5 Organisation du transport

L’adéquation (nombre et types) et la fiabilité des moyens de transport sont indispensables au bon déroulement de la campagne.

Estimation des besoins en transport

• Les besoins en véhicules sont estimés en fonction :
  • du nombre et de la localisation des sites ;
  • du nombre d’équipes et de la durée de la campagne ;
  • du nombre d’équipes de supervision et de leur planning ;
  • de l’état des routes (zones urbaines et rurales) ;
  • de l’organisation de l’approvisionnement.

Prévoir un camion pour l'approvisionnement en matériel.
Prévoir des voitures, motos, vélos ou autres moyens de transport pour le déploiement des équipes de vaccination et de supervision.
Un véhicule est si possible exclusivement affecté à la collecte des déchets.

• Les besoins en carburant sont estimés en fonction de :
  • la consommation moyenne par véhicule ;
  • du kilométrage estimé (planning prévisionnel) ;
  • l’état des routes.

Inventaire des moyens disponibles

• Voitures et camions :
  • type (break, minibus, etc.) et modèle (ville ou tout terrain) ;
  • état de fonctionnement et fiabilité ;
  • type de carburant et consommation ;
  • nombre de places assises et possibilité de transport de matériel ;
  • affectation ou non d’un chauffeur ;
  • administration ou organisme prêteur, durée et conditions du prêt ;
  • condition de location (coût, assurance, etc.).
• Carburant : type et disponibilité (quantité, lieu), qualité et coût.

Transport des équipes

Les moyens doivent être adaptés aux activités des équipes (vaccination, supervision, logistique ou mobilisation) et aux conditions du terrain (distances, états des routes, etc.).
Les moyens sont mobilisés auprès des autorités sanitaires, administratives et des partenaires ou loués pour la durée de la campagne.

 

En zone urbaine, les équipes de vaccination se rendent sur les sites par leurs propres moyens ou un transport collectif est mis en place.

 

Pour optimiser et rationaliser au mieux le transport des équipes, les heures d’ouverture des différents sites peuvent être décalées.

 

En zone rurale, les sites sont souvent éloignés et les équipes doivent être autonomes. Un véhicule par équipe est nécessaire.

 

Les équipes de supervision et de logistique doivent être complètement autonomes et disposer d’un véhicule.

Transport et livraison du matériel

Plusieurs options sont possibles :

• Avant ou au début de la campagne

Tout le matériel de vaccination est stocké sur place avant l’ouverture du site ou chaque équipe apporte son matériel au moment où elle ouvre le site.

Pour l’installation du site, il est en général possible et préférable de se procurer certains articles (tables, chaises) sur place.

• Au cours de la campagne

Les équipes partent chaque jour avec le matériel pour la journée ou le matériel est livré chaque jour (ou tous les 2-3 jours) aux équipes à partir du stock central ou d’un stock intermédiaire en périphérie quand les distances sont importantes.

 

Dans tous les cas, les options choisies doivent garantir la disponibilité continue du matériel sur les sites.

Outils de suivi du parc automobile

Ces outils doivent être mis en place avant le démarrage de la campagne. Ils facilitent la gestion du parc : tableau de suivi/affectation des véhicules ; tableau de suivi des consommations en carburant (Annexe 40).

6.5.6 Communications

L’utilisation de téléphones portables, radio ou autres moyens de communication facilite l’organisation et limite les déplacements.

6.5.7 Gestion des déchets

Une vaccination de masse génère une quantité importante de déchets. Le circuit des déchets doit être bien organisé et sécurisé à tous les niveaux. Leur collecte et élimination doivent être supervisées et faire l’objet d’une évaluation en fin de campagne.

 

Avant le début de la campagne :

• S’informer de la politique nationale en matière de traitement/élimination des déchets.
• Estimer les volumes attendus pour chaque type de déchets.
• Evaluer les moyens techniques nécessaires (réduction de déchets, incinération, enfouissement, encapsulation ; protection du personnel, etc.) en fonction des volumes estimés.
• Déterminer les moyens disponibles dans la zone concernée (équipements, sites existants ou potentiels)
• Décider de l’organisation générale du traitement/élimination: centralisée et/ou sur site, stockage temporaire, transport, etc.
• Déterminer le nombre de personnes nécessaires, leurs tâches, les besoins en formation : manipulation sécurisée des déchets, procédures en cas d’accident d’exposition au sang (AES), etc.

Organisation du traitement/élimination des déchets

Système centralisé

Tous les déchets sont transportés sur un site central où ils sont éliminés.

 

Centraliser tous les déchets sur un site disposant de moyens de traitement/élimination efficaces est la meilleure option.

 

Pour stocker les déchets sur site de vaccination avant leur transport sur le site de destruction, prévoir une zone abritée, sécurisée et inaccessible à la population.

 

Pendant le transport vers la zone d’élimination, le personnel est équipé de matériel de protection comme pour toute autre manipulation.
Dans la mesure du possible, un véhicule est affecté spécifiquement au transport des déchets. Si la situation ne le permet pas (nombre de sites, nombre d’équipes ou durée), s’assurer que le personnel n’est pas en contact avec les déchets au cours des déplacements.
Les conteneurs de sécurité pour piquants/tranchants doivent être transportés de manière à éviter tout risque de piqûre et renversement (fermeture correcte, cartons scotchés, malle métallique cadenassée, etc.)

 

Pour stocker les déchets sur site d’élimination prévoir une zone sécurisée (abritée, clôturée et fermer à clé).

Élimination sur site

Il est possible que tous les déchets ne puissent être transportés sur le site d’élimination central. Dans ces conditions, l’élimination sécurisée de certains déchets sur un site provisoire inaccessible à la population est envisageable :

 

Les déchets mous peuvent être éliminés directement sur chaque site de vaccination.

 

Les conteneurs de sécurité doivent être de préférence éliminés en un point central. Toutefois, si leur transport est trop complexe et/ou dangereux, ils peuvent être détruits sur place.

 

Attention : les flacons vides ou entamés de vaccins et solvants sont toujours collectés, centralisés et détruits sur un seul point de destruction contrôlé. Ils ne doivent jamais être détruits sur site.

 

Tableau 6.3 : Avantages et inconvénients des stratégies d’élimination des déchets

 

Tri des déchets

Les déchets sont triés par type au moment de leur production et rassemblés en un seul lieu.

 

Tableau 6.4 : Gestion des déchets par type

 

Type de déchets		Collecte	Élimination
Déchets mous	Gants, coton, capuchons des aiguilles, emballages, etc.	(Sac) poubelle	Brûlage dans un réducteur de volume/incinérateur et enfouissement des cendres. Si des sacs poubelles sont utilisés, vérifier qu’ils rentrent dans la chambre de combustion du réducteur de volume/incinérateur lorsqu’ils sont pleins.
Piquants/ tranchants	SAB, seringues de dilution, aiguilles	Dans les conteneurs de sécurité Respecter les instructions de montage et d’utilisation figurant sur les conteneurs. Ne pas les remplir au-delà de la limite supérieure de remplissage.	Brûlage dans un réducteur de conteneur de sécurité puis encapsulation des résidus.
	Flacons vides (vaccins et solvants)	Dans leur emballage d’origine ou dans des récipients séparés (un pour les flacons, un pour les solvants).	Broyage et/ou encapsulation
Autres déchets à risque	Flacons contenant du vaccin reconstitué	Dans les porte-vaccins Ils sont renvoyés au stock central où ils sont éliminés.	Encapsulation