6.2 Estimation des besoins

6.2.1 Vaccins

Nombre de vaccins

Les besoins en vaccins (Annexe 18) sont estimés à partir :
– de la population cible (population à vacciner) ;
– de l’objectif fixé (> 90% en situation épidémique) ;
– du facteur de perte : estimé à 1,17 lors d’une campagne (= 15% de perte) ; s i 100 doses sont nécessaires pour vacciner 85 personnes (taux d’utilisation de 85%), il faut commander 117 doses pour vacciner 100 personnes ;
– du stock de sécurité : estimé entre 10 et 25% (en fonction du nombre de personnes à vacciner et de la fiabilité des chiffres de population).

Exemple : s’il faut vacciner les 6 mois-15 ans d’une population de 50 000 personnes, le nombre de doses de vaccin à commander est calculé comme suit :

1. Population totale
50 000 personnes
2. Calculer la population cible (6 mois-15 ans)x 40%20 000 personnes
3. Objectif de couverture vaccinalex 100%20 000 personnes
4. Ajouter la perte de 15%x 1,1723 400 doses
5. Ajouter un stock de sécurité (estimé à 25%)x 1,2529 500 doses
6. Estimer le volume de stockage (en litres)*x 2,1 cm3/100062 litres

* Dans l’exemple, 1 dose = 2,1 cm3 (1000 cm3 = 1 litre)

Afin d’éviter les erreurs liées aux différentes présentations du vaccin, toujours exprimer les besoins en nombre de doses et non en nombre de flacons (c.-à-d. 1000 doses et non 100 flacons).

Volume de stockage des vaccins

Lors de la planification, toujours tenir compte du volume occupé par :
– les vaccins : pour les besoins de stockage en chaîne de froid,
– les solvants : identique à celui occupé par les vaccins mais les solvants ne sont mis en chaîne de froid que 12 à 24 heures avant leur utilisation.

Les présentations sont variables. Le volume moyen occupé par dose de vaccin peut varier de 2 à 2,5 cm3. Vérifier le volume auprès des fournisseurs ou, à défaut, utiliser le volume standard déterminé par l’OMS (3 cm3 par dose).

Exemple : une boîte de 50 flacons de 10 doses (500 doses) de vaccin lyophilisé occupe un volume total de 18,6 cm x 9,8 cm x 5,8 cm = 1 057 cm3.
Le volume occupé par dose est donc de 2,1 cm3 (1 057/500).

6.2.2 Matériel médical

Matériel d’injection

Les besoins en matériel d’injection sont basés sur le nombre de doses de vaccin nécessaires (Annexe 18).
– Compter 1 seringue et 1 aiguille de dilution par flacon.
– Utiliser uniquement des seringues autobloquantes (SAB) pour administrer le vaccin. Prévoir un taux de perte de 5 à 10% lié aux erreurs de manipulation.

Autre matériel

– 500 g de coton pour 500 vaccinations
– Pour les vaccinateurs uniquement, 1 paire de gants à usage unique pour 50 injections
– Pour collecter les seringues/aiguilles, préférer les conteneurs de sécurité de 15 litres (+/- 400 seringues) à ceux de 5 litres (+/- 100 seringues).

En zone faiblement peuplée, où moins de personnes sont vaccinées chaque jour, les conteneurs ne sont que partiellement remplis. Il faut donc prévoir plus de conteneurs (15% de plus p.ex.) pour une vaccination zone rurale.

6.2.3 Chaîne de froid

Besoins

Les besoins en chaîne de froid active (qui fabrique du froid) et passive (qui garde le froid) sont estimés à partir :
– du volume des vaccins à stocker au réfrigérateur (exprimé en litres) ;
– de la capacité de congélation et du volume de stockage nécessaires pour les accumulateurs de froid (exprimés en kg/24 heures) ;
– du planning de vaccination ;
– du matériel de chaîne de froid nécessaire sur chaque site de vaccination et du nombre maximum de sites ouverts en parallèle ;
– du matériel de chaîne de froid nécessaire par équipe de supervision et du nombre maximum d’équipes de supervision travaillant en parallèle ;
– du matériel de chaîne de froid existant disponible pour la campagne.

Chaîne de
froid

UtilisationMatériel nécessaireInformations nécessaires

Active

Stockage des vaccins

- Réfrigérateurs
- Thermomètres
- Feuilles de surveillance
- Freeze-tag®

- Volume total des vaccins pour la campagne
- Electricité (stabilité, durée, fiabilité, sécurité)

Congélation des accumulateurs de froid

- Congélateurs
- Accumulateurs de froid
- Thermomètres
- Feuilles de surveillance

- Volume et capacité de congélation nécessaire pour la durée la campagne
- Electricité

Passive

Transport et stockage des vaccins/solvants sur les sites de vaccination

- Glacières + thermomètres
- Porte-vaccins
- Accumulateurs

- Nombre de glacières et porte-vaccins par équipe de vaccination
- Nombre d’équipes de vaccination et planning
- Durée de la campagne

Inventaire du matériel disponible

Il est parfois nécessaire d’installer rapidement une chaîne de froid complète mais souvent, l’équipement existe localement et doit être simplement complété. Réaliser l’inventaire de l’équipement disponible, aux différents niveaux, avant de commander du matériel. Vérifier que le matériel se trouve effectivement sur place et qu’il fonctionne.

– Réfrigérateurs et congélateurs : vérifier les capacités disponibles et préciser le modèle, la marque, le nombre, le type d’énergie. Envisager et évaluer les autres moyens de réfrigération ou de congélation disponibles, comme la location, le prêt de matériel ou la fabrique de glace (pêcheries, entreprises, marché, fabricants de crèmes glacées, etc.).
– Vérifier les systèmes électriques : fiabilité, accessibilité, qualité, sécurité. Contrôler la puissance, le voltage, les variations éventuelles pendant la journée.
– Établir la liste des générateurs disponibles, indiquer le carburant nécessaire (essence, diesel).
– Glacières, porte-vaccins et accumulateurs de froid : se procurer l’inventaire du matériel existant dans chaque établissement de soins. Vérifier l’état et indiquer le type, la marque, le modèle et le nombre. Bien spécifier le nombre d’accumulateurs de froid par volume (0,3 litre, 0,4 litre ou 0,6 litre).
– Thermomètres, feuilles de surveillance biquotidienne et autres outils de contrôle de la chaîne de froid.

Voir Annexes 19, 20, 21, 22.

Chaîne de froid les pour équipes/sites de vaccination

La bonne conservation des vaccins durant leur transport et sur les sites de vaccination est essentielle pour garantir leur qualité.

Les besoins en glace au cours d’une campagne sont très importants. La quantité totale d’accumulateurs de froid nécessaire par jour est calculée en fonction des besoins des équipes de vaccination et de supervision (Annexe 23) :
– pour une équipe de vaccination :
• une glacière RCW25 pour le stockage des vaccins et solvants (une glacière peut suffire si 2 équipes travaillent sur le même site) ;
• un porte-vaccins pour le stockage intermédiaire des vaccins et solvants ;
– pour une équipe de supervision : une glacière (réserve de vaccins et solvants).

Afin de permettre leur rotation (utilisation/congélation), doubler le nombre d’accumulateurs de froid nécessaires par glacière et porte-vaccins.

Pour le calcul du volume de stockage, un accumulateur de 0,6 litre congelé occupe un volume d’environ 1 litre.
Estimer le volume total de stockage nécessaire et la capacité de congélation (kg/jour) afin d’avoir disponible, dès le premier jour, le nombre d’accumulateurs nécessaires pour assurer un approvisionnement continu jusqu'à la fin de la campagne. Toujours prévoir une marge de sécurité.

6.2.4 Kit de vaccination

Le système d’approvisionnement en kits et modules simplifie le calcul des besoins et l’approvisionnement. L’ensemble du matériel nécessaire est livré au même moment.

Le kit KMEDKIMM3-- (Annexe 24) permet de mettre en place une vaccination en urgence pour 10 000 personnes avec 5 équipes de vaccination.
Ce kit est composé de modules médicaux et logistiques.

En fonction des stratégies retenues, des ressources humaines disponibles et des contraintes et ressources locales, le kit peut être commandé complet ou par modules.

Le kit vaccination ne contient pas de vaccins. Ils doivent être commandés séparément.

6.2.5 Outils de recueil de données

La mise en place du système de recueil de données se fait avant la campagne. Les principaux outils d’enregistrement sont préparés et le personnel formé à leur utilisation.

Carte de vaccination

Elle comporte au minimum : nom, prénom, âge et adresse de la personne vaccinée ainsi que la date de la vaccination. D’autres informations sont parfois demandées : numéro de lot, nom du vaccin, sexe, vitamine A, etc.

La carte de vaccination est la seule preuve de vaccination et doit être conservée. Différents modèles peuvent être utilisés :
– carte du programme national de vaccination : s’assurer dans ce cas que la dose administrée au cours de la campagne est clairement identifiée (case spécifique ou tampon mentionnant le vaccin et la date) ;
– cartes spécifiques pour la campagne de vaccination en cours (Annexe 25). Elles sont le plus simple possible.

Feuille de pointage journalière

Cette feuille permet de comptabiliser l’activité journalière (Annexe 26). Chaque dose administrée par classe d’âge est cochée par le pointeur (p.ex.: 6-8 mois, 9-11 mois, 12-59 mois, 5-15 ans).

Doivent également figurer sur cette feuille :
– le lieu, le site et la date de vaccination ;
– l’identifiant de l’équipe (pour vérifications ultérieures éventuelles) ;
– le nombre de flacons de vaccins et solvants reçus, les numéros de lot (pour traçabilité en cas de problème) ;
– le matériel reçu et restant en fin de journée (pour estimation du matériel utilisé) ;
– l’état des pastilles de contrôle du vaccin (PCV) en fin de journée.

Feuilles récapitulatives et tableau de synthèse

A partir des feuilles de pointage des équipes de vaccination, les superviseurs compilent les données par jour ou par lieu sur les feuilles récapitulatives (Annexe 27). En fin de campagne, le tableau de synthèse permet d’analyser les résultats et de rédiger le rapport final.