Le fichier Excel ESTIMATION DE LA CAPACITÉ DE CONGÉLATION pour une campagne de vaccination (voir Outils) comporte plusieurs onglets, parfois protégés.
Ce fichier permet de calculer automatiquement les besoins en fonction des données saisies (planning et durée de la campagne, matériel chaîne de froid, sites et nombre d'équipes de vaccination, inventaire des congélateurs, etc.).
Utilisation des feuilles
- Chaque fichier comprend :
- trois feuilles d’exemple pour : planning vaccination par lieu, planning vaccination par équipe, estimation de la capacité de congélation ;
- trois feuilles « Estimation congélation », nommés de A à C. Utiliser une feuille par zone ou district. Si nécessaire, créer de nouvelles feuilles.
- Compléter uniquement les cellules jaunes. Ne pas toucher aux autres cellules, au risque de modifier les calculs automatiques et générer des erreurs.
Pour chaque feuille
1) Définir le matériel chaîne de froid pour un site de vaccination :
- Un site de vaccination peut héberger 1 à 2 équipes de vaccination maximum.
- Une glacière et un porte-vaccins sont nécessaires pour chaque équipe.
- Le nombre d’accumulateur est adapté en fonction des températures extérieures.
Cocher les cases jaunes : température (inférieure ou ≥ à 40 °C) et périodicité de renouvellement des accumulateurs pour les glacières (1, 2 ou 3 jours).
Sont calculés automatiquement :
- Tableau A :
- le nombre de glacière et porte-vaccins par équipe ;
- le nombre d'accumulateurs de froid par glacière et porte-vaccins ;
- le nombre total d'accumulateurs de froid à J1.
- Tableau B : le nombre d’accumulateurs de froid nécessaires par jour pour 1 et 2 équipes sur un site.
2) Estimer le nombre d'accumulateurs nécessaires chaque jour pour la totalité des équipes et des sites. Dans le tableau C :
- Noter le nom du district ou zone couverte.
- Noter le nom des villes/lieux et des sites.
- Pour chaque site, préciser le nombre d'équipes, leur identification en fonction du planning de vaccination établi.
- Reporter ensuite le nombre d'accumulateurs nécessaires par jour et par site en fonction du nombre d’équipe selon le tableau B.
Les besoins journaliers totaux en accumulateurs sont calculés automatiquement.
3) Déterminer les capacités de congélation disponibles et à mettre en place.
A partir de l’inventaire, compléter, dans le tableau D, une ligne pour un type de congélateur fonctionnel disponible.
Sont calculés automatiquement :
- la capacité totale de congélation disponible ;
- la capacité totale de stockage d’accumulateurs ;
- la capacité totale de congélation par jour ;
- le nombre de jours à prévoir pour que tous les accumulateurs soient congelés à J1.
4) Evolution des besoins en accumulateurs par jour pour les sites
A J1, noter la quantité maximum d'accumulateurs qu'il est possible de stocker ou la quantité maximum d'accumulateurs congelés disponibles à J1.
Sont calculés automatiquement :
- balance = nombre d'accumulateurs de froid disponibles chaque jour ;
- sorties = nombre total d'accumulateurs donnés par jour aux équipes des sites de vaccination ;
- entrées = nombre total d'accumulateurs congelables par jour.
Une quantité négative signifie qu'il n'y aura pas assez d'accumulateurs de froid pour approvisionner toutes les équipes. Attention : cette quantité ne doit pas être supérieure au nombre d'accumulateurs qu’il est possible de stocker dans l'ensemble des congélateurs disponibles.
Si le nombre d’accumulateurs est insuffisant, renforcer la capacité de congélation : ajouter des congélateurs supplémentaires dans le tableau D afin d’approvisionner tous les sites pendant la durée prévue de la campagne.