Annexe 11. Suivi de la disponibilité des traitements

Le fichier Excel SUIVI DE LA DISPONIBILITÉ DES TRAITEMENTS (voir Outils) comporte plusieurs onglets interconnectés, parfois protégés.

Ce fichier permet de :

• surveiller, par district, la disponibilité constante de traitements au niveau de chaque établissement ;
• identifier les lieux où un approvisionnement rapide est nécessaire ;
• planifier l'approvisionnement sous forme de kits à partir des données de surveillance épidémiologique et des certificats de donation.

Utilisation des feuilles

• Utiliser un fichier pour chaque région. Chaque fichier comprend :
  • une feuille de synthèse automatique pour la région ;
  • quinze feuilles « District », nommés de A à O. Ne pas créer de nouvelles feuilles.
• Compléter uniquement les cellules jaunes. Ne pas toucher aux autres cellules, au risque de modifier les calculs automatiques et générer des erreurs.
• Lors des mises à jour hebdomadaires, modifier le numéro de la semaine dans l’intitulé du fichier.

Feuilles « District »

• Lors de la première utilisation :
  • Commencer par la feuille « District A ».
  • Noter l'année, le nom de la région, du district et la population totale.
  • Noter la source de l'information (système national de surveillance, etc.).
  • Noter le numéro de la semaine épidémiologique correspondant à la date de début de la distribution des traitements. Les numéros des semaines suivantes s'affichent automatiquement pour tous les districts et pour la région.
  • Traitement des cas simples : pour chaque établissement (centre de santé ou hôpital si celui-ci effectue des traitements ambulatoires), noter son nom et la population totale desservie. La population totale du district est calculée automatiquement.
  • Traitement des cas compliqués : seul l'hôpital de district ou une unité d'hospitalisation reçoit ces traitements. Ils sont comptabilisés dans un tableau spécifique.
  • Noter le nom du district sur l'onglet.
• Chaque semaine :
  • Noter le nombre de cas et de décès pour chaque centre de santé et hôpital, à partir des feuilles de recueil épidémiologique. Les totaux et la létalité sont calculés automatiquement par établissement et pour le district.
    Attention, s’il n’y a pas de cas, noter « zéro » cas. Ne pas écrire « zéro » cas s’il n’y a pas de données. Une case vide ne signifie pas qu'il n'y a pas de cas.
    Lorsque la létalité est supérieure à 5%, les cellules correspondantes s'affichent en rouge.
  • Noter le nombre de traitements distribués à partir des certificats de donation.
    Attention : noter « zéro » s’il n’y a pas eu de distribution au cours de la semaine.
    Le nombre de traitements disponibles par établissement et pour tout le district est calculé automatiquement.
    Nombre de traitements disponibles = nombre total de traitements distribués moins nombre de cas cumulés déclarés sur la même période.
• Analyse hebdomadaire des données
  • Si la létalité est élevée, effectuer une visite de l’établissement pour en identifier les causes.
  • La quantité de traitements disponibles doit être égale ou supérieure au nombre estimé de cas attendus pour la semaine (ou la période qui correspond au rythme de distribution).
  • Estimer la quantité de traitements nécessaire en fonction de l'aspect de la courbe épidémique, des vaccinations réalisées ou prévues et de la périodicité des approvisionnements.
  • Rédiger l’analyse dans la cellule analyse hebdomadaire : létalité anormalement élevée, causes, disponibilité, priorités, suivi nécessaire, etc.

Feuille « Région »

Lors de la première utilisation, noter :

• la population totale de la région ;
• le nom de la région sur l'onglet.

Sont automatiquement calculés :

• le cumul des cas, des décès et la létalité pour les districts et tous les hôpitaux ;
• le nombre de traitements distribués et disponibles par district et pour les hôpitaux.

Cette feuille est protégée et automatiquement générée à partir des feuilles de chaque district.